6 meest gemaakte fouten bij migraties en data imports [HubSpot editie]

Data-imports zitten vol verrassingen en uitdagingen.  Het gaat wel verder dan een export in het ene systeem voor een import in de ander. Laten we eerlijk zijn: sommige data-imports draaien uit op een mislukking. In deze blog kijken we naar de meest gemaakte fouten bij het importeren van data. Lees meer!

1. Duplicaten: wie is wie?

Duplicate gegevens zijn als een tweeling: ze lijken op elkaar en zorgen voor verwarring. Welke gegevens zijn juist en welke niet? Het is lastig onderscheid maken. Dit leidt vanzelf tot een rommelige database en inconsistente data. Voordat je een bulk import maakt, zorg ervoor dat je de duplicaten eruit haalt en begint met een schone lei. 

HubSpot dedupliceert voor contacten op basis van e-mailadres. Heb je meerdere rijen met hetzelfde e-mailadres staan? Dan pakt HubSpot bij de import letterlijk de eerste de beste. Daarna krijg je foutmeldingen omdat een duplicaat e-mailadres is gebruikt. Dus heeft ieder contact een info@ e-mailadres? Wees je hiervan dan bewust. Voor company records dedupliceert HubSpot op basis van de domeinnaam!

2. Onvolledige data: de gok van de dag

Wat is erger? Duplicate data of onvolledige data? Wij weten het niet. Onvolledige data is als een broodje zonder beleg. Dat leidt tot verkeerde analyses, onjuiste beslissingen en bovenal: een leeg gevoel. Zorg ervoor dat je alle nodige gegevens importeert, anders krijg je een karig resultaat. 

Importeer je te weinig data dan heb je onvoldoende segmentatie mogelijkheden. Wie klant of juist een prospect is, is dan de gok van de dag. In het meest ideale geval wil je al je contacten in de juiste stage in de funnel plaatsen. Dan heb je meteen voldoende haakjes voor de opvolging ervan als je stappen wil zetten met je e-mailmarketing of advertentie strategie. 

Denk dus twee keer na voor je gegevens importeert en werk van tevoren verschillende use cases uit met de data die je hebt. Dat biedt veel houvast voor de inrichting van de portal waarin je het importeert. 

3. Verkeerd format van de gegevens: wie de schoen past…

Trekke hem aan! Het juiste format van de data is cruciaal om je doelen te bereiken. Zo raden wij altijd aan om je data ‘analyseerbaar’ te maken. Let us explain! Was ‘functietitel’ een open invulveld? Maak er in je nieuwe systeem dan een dropdown property van. Zo heb je uitgebreidere segmentatiemogelijkheden voor niet alleen je advertenties, maar ook personalisatie van workflows en e-mails!

Zo zijn er nog wel meer velden te bedenken die je beter in een vast format importeert. Op de lange termijn maak je je data dan beheersbaar en makkelijker te analyseren.

Pro tip:

Maak van de ‘closed lost reason’ ook een dropdownveld zodat je op termijn makkelijk kunt meten waar prospects op afhaken in de salesfunnel en hoe je je dienstverlening of propositie moet bijschaven.

Maak een export van je huidige data om je custom properties in kaart te brengen. Je zult merken dat veel niet meer nodig of onvolledig zijn. Vaak worden properties aangemaakt met de beste intenties, maar verder nauwelijks meer gebruikt. Op termijn krijg je een spaghetti aan properties en is het overzicht ver te zoeken. Doe daarom een grondige schoonmaak van je properties voor je de import maakt.

4. Onbetrouwbare data: shit in, shit out

Waren er vaste processen ingesteld voor data management? Als je antwoord ‘nee’ is, denk dan vooral twee, drie of vier keer na voor je zomaar data importeert. Na verloop van tijd gaat data een eigen leven leiden in een CRM-systeem. Bij data imports en migraties geldt: shit in, shit out. 

De output is nooit beter dan de input. Misschien is de data uit je ERP-systeem betrouwbaarder dan je huidige CRM. Waarom zou je je dan in allerlei bochten wringen om je CRM-data handmatig te schonen als je al een betrouwbare bron hebt?

5. Verkeerde datamapping: wie werkt waar?

Contacten zonder bedrijfsassociatie: wie werkt bij welk account? Zonder de juiste bedrijfsassociaties lopen je salesmensen een hele hoop data mis. Dit is lastig om bij een import te voorkomen, omdat je niet geautomatiseerd een hele database met terugwerkende kracht kan bijwerken. Soms staan contacten namelijk geregistreerd in een CRM met een gmail of een hotmail adres.

Als er wél een zakelijk e-mailadres wordt gebruikt, kom je al een heel eind op basis van de e-maildomeinnaam. Die kun je in excel eventueel lostrekken van de naam om zo bedrijfsrecords te verkrijgen.

6. Ongelukkige spellingvariaties

Endeavour en Endeavour B.V. zijn in principe hetzelfde bedrijf. Maar als je een import maakt, krijg je twee aparte bedrijven in je nieuwe portal. Dat is niet zo handig. HubSpot dedupliceert op basis van de domeinnaam ‘endeavour.nl’. Als je geen domeinnaam meegeeft in je import, dan zit je met de gebakken peren: twee verschillende bedrijven. 

Dat is op zich nog niet zo’n probleem. Maar als je het voorgaande punt ook in ogenschouw neemt, dan kwadrateer je het probleem. Stel een deel van je database is geassocieerd met Endeavour en een ander deel met Endeavour B.V., dan is je nieuwe portal direct vervuild. 

Wat ga je eraan doen?

Ga een dataschoningstraject aan

Om bovenstaande fouten te voorkomen, zit er niets anders op dan een dataschoningstraject aan te gaan. Vaak wordt er binnen een organisatie één persoon of team op dataschoning gezet. Dit kan je natuurlijk ook uitbesteden, maar externen kennen jouw klanten en database minder goed dan je eigen mensen.

Data import uitbesteden

Is je data opgeschoond? Dan is het raadzaam om de data import voor je HubSpot omgeving uit te besteden. Doorgewinterde HubSpot experts voorzien je van een persoonlijk advies hoe de data het best geïmporteerd wordt. Zowel voor je interne processen als externe communicatie naar klanten toe. 

Endeavour heeft een succesvol track record als het gaat om data imports en migraties naar HubSpot. We kijken altijd naar hoe jouw processen in elkaar steken en richten daar de portal voor je op in. Zo weet je zeker dat je systemen je werkwijze ondersteunen en dat je prettig, efficiënt en slim te werk gaat. Of het nu gaat om data, pipeline of servicemanagement. 

Benieuwd wat we voor jou kunnen doen? Neem contact op en we helpen je graag!