Zo migreer je Pardot naar HubSpot

Veel bedrijven die Salesforce gebruiken, hebben ooit de keuze gemaakt voor Pardot als marketing automation platform. Maar dan komt het moment dat je je realiseert dat de complexiteit van Pardot je belemmert om flexibel marketing te bedrijven. Een overstap naar HubSpot Marketing Hub is dan logisch. Maar hoe pak je dat aan? Wij helpen je op weg.

Better safe than sorry: voorkom migratie risico’s

 

Bij het overstappen van Pardot naar HubSpot (of van elk marketingautomatiseringsplatform naar een ander) zijn er potentiële risico’s en uitdagingen. Deze zien wij vaak voorbij komen:

Dataverlies Tijdens de migratie kunnen waardevolle gegevens verloren gaan of niet correct binnenkomen. En aangezien data het nieuwe goud is, wil je deze absoluut voorkomen!

Integratieproblemen Er kunnen problemen optreden bij het integreren van HubSpot met andere tools en systemen die eerder met Pardot waren verbonden. Naast data issues, leidt dit vaak ook tot problemen met geautomatiseerde processen.

Verstoring van lopende campagnes Tijdens de migratie kunnen lopende marketingcampagnes worden onderbroken of kunnen er storingen optreden in geautomatiseerde processen. Killing voor je KPI’s.

SEO-problemen Bij het verplaatsen van content, zoals landingspagina’s en blogposts, naar een nieuw platform, kunnen URL-structuren en andere SEO-gerelateerde elementen worden gewijzigd, wat je rankings kan beïnvloeden.

Verlies van historische rapportages Historische data en rapportages kunnen moeilijk te migreren zijn, wat kan leiden tot een tijdelijk verlies van inzicht in eerdere prestaties.

Wil je risico’s minimaliseren, dan is het essentieel om een gedetailleerd migratieplan te hebben. Hieronder lees je hoe!

Een zorgeloze migratie van Pardot naar HubSpot Marketing Hub in 19 stappen

1. Inventarisatie

Data Bepaal welke data je wilt overzetten en wat er weg kan.

Assets Doorloop al je lijsten, bestanden, formulieren, automations en sjablonen. Bepaal wat je in HubSpot wilt hebben en wat je wilt verwijderen. 

Procesinrichting Inventariseer welke automations behouden moeten worden. Denk ook aan je lead scoring model en lead routing proces. 

Rapportages Welke heb je straks nog nodig? Vaak een goede start om je te helpen te bepalen welke data je wil behouden of opbouwen en hoe je je proces gaat inrichten.

Planning Houd rekening met het einde van je Pardot-licentie en werk terug vanuit daar.  Snel is goed, zorgvuldig is beter. 

 

2. Data schoning en back-up

Een goede verhuizing, start met een goede opruimbeurt. Verwijder onnodige en dubbele contacten om je licentiekosten binnen de perken te houden. Zorg altijd voor een back-up van belangrijke data, voor het geval er iets misgaat tijdens de migratie. Data-schoning is vaak een klus die flink wat tijd vergt. Houd hier rekening mee in je planning!

 

3. HubSpot basis setup

Begin met de basis setup van HubSpot. Denk aan het aanmaken van gebruikers en teams, rollen, rechten. Koppel domeinen en stel de DNS in. Voeg de trackingcode toe aan je website en zorg dat template emails en landingspagina’s zijn aangemaakt.

 

4. Fieldmapping en configuratie

Voordat je data van Pardot naar HubSpot migreert, moet je eventuele custom velden in HubSpot opbouwen en mappen.

 

5. Installeer de Salesforce connector

Als je Salesforce blijft gebruiken, configureer je de integratie tussen Salesforce en HubSpot. Kijk goed naar de mogelijkheden van de native integratie; er zijn gevallen waarin deze niet voldoet en je een custom integratie zult moeten bouwen.

 

6. Data prep en testmigratie

Bereid eerst je data voor op overzetting naar HubSpot, via .csv-import of een API. Begin met een testmigratie op de staging omgeving en controleer of alles klopt. Voer daarna pas de volledige migratie uit en maak waar nodig aanpassingen.

 

7. Upload je bestanden

Zorg ervoor dat alle files die je nodig hebt voor je assets in HubSpot staan. 

Tip! Zorg voor een duidelijke structuur in naming conventions en mappen. Zo voorkom je eindeloos zoeken 👀

 

8. Herbouw je assets

E-mails en landingspagina’s kunnen niet rechtstreeks van Pardot naar HubSpot worden overgezet. Deze moeten in het nieuwe systeem worden herbouwd. Zorg dat je weet wat je nodig hebt, zo voorkom je dat je tijd en geld verspilt aan overbodige zaken.

 

9. Formulieren opbouwen

Bouw je formulieren opnieuw op in HubSpot. Als je gebruik maakt van een wordpress website, kun je ook gebruikmaken van de gratis standaard plugin. In dat geval wil je ervoor zorgen dat je de formulieren hernoemt in HubSpot, zodat in één oogopslag duidelijk is op welk formulier iemand geconverteerd heeft.

 

10. Lijsten opstellen

Stel de lijsten opnieuw op die je gebruikt voor segmentaties en workflows. Ons advies is om data die je migreert initieel op een statische lijst te zetten, zodat je snel discrepanties detecteert. Vervolgens zet je je dynamische lijsten op.

11. Lead scoring en routing

Stel je lead scoring model opnieuw in in HubSpot en creëer workflows op basis van de juiste regels voor lead routing.

 

12. Subscription types

Creëer de abonnementstypes die je nodig hebt voor je emailcampagnes. Don’t go overboard with here. Het is meestal echt niet nodig om 10 verschillende subscription types te hebben. Denk als een klant!

 

13. Kwaliteitscontrole

Controleer alle gemigreerde data en herbouwde assets op fouten. Doorloop workflows zodat je zeker weet dat alles goed staat.

 

14. Training

Het is nu tijd om je team te trainen! Ons advies: plan de training 1 tot 2 weken voor de livegang. Zo heeft iedereen voldoende tijd om vertrouwd raakt met het systeem. Als er zaken veranderen in Salesforce of de manier waarop lead routing plaatsvindt, vergeet dan niet het salesteam daarin mee te nemen.

 

15. Delta migratie

Tussen de initiële data migratie en de livegang gebruik je waarschijnlijk nog Pardot. Vlak voor de livegang moet je daarom een delta migratie uitvoeren om alle recente wijzigingen en aanvullingen over te zetten naar HubSpot.

 

16. Redirects

Zorg ervoor dat je een redirectabel opstelt voor je oude landingspagina’s naar je nieuwe HubSpot pagina’s. We willen natuurlijk geen 404’s straks!

 

17. Dashboard opbouw

Voor je live gaat, wil je je dashboards op orde hebben. Zo ben je in staat om scherp in de gaten te houden of alles loopt zoals je gepland had. Denk dus niet alleen aan je marketing KPI’s, maar ook aan een data-kwaliteit dashboard!

 

18. Lancering! 

Na al deze stappen, ben je klaar voor de livegang. Het ‘omzetten van de switch’ is altijd een spannend moment! Als het tijd is om echt om te gaan, is het zaak om een paar zaken in één keer af te ronden. Wissel je formulieren om van Pardot naar HubSpot en stel de redirects in van de Pardot landingspagina’s naar je nieuwe HubSpot pagina’s. Je activeert de HubSpot workflows en deactiveert Pardot.

You have done it! Vergeet niet successen te vieren. Je hebt een mooie prestatie neergezet. Dat mag de rest van je organisatie best weten!

 

19. Heractivatie

Zorg voor een killer eerste mailcampagne om de tracking op bestaande contacten weer op gang te brengen. 

Salesforce-with-Hubspot

FAQ

  1. Hoe lang duurt een gemiddelde migratie van Pardot naar HubSpot, en wat zijn de tijdsbepalende factoren?

Een migratie van Pardot naar HubSpot is geen sprint, maar een marathon. Gemiddeld genomen kun je verwachten dat een dergelijke migratie tussen de 1 en 3 maanden in beslag neemt. Deze tijdsspanne hangt natuurlijk sterk af van verschillende factoren, zoals de complexiteit en hoeveelheid van de te migreren data, de mate van maatwerk in je huidige setup en de beschikbaarheid van je team. Een goede voorbereiding en duidelijke planning zijn essentieel om deze periode te verkorten. Onthoud: snelheid is belangrijk, maar nauwkeurigheid is king.

  1. Wat zijn de kosten verbonden aan het migreren van Pardot naar HubSpot, inclusief mogelijke verborgen kosten?

De investering in een migratie van Pardot naar HubSpot varieert sterk. De omvang van je database, de complexiteit van je automatiseringen en integraties, en of je gebruikmaakt van externe consultants of een agency, beïnvloeden de prijs. Naast de directe kosten voor de migratie, zoals consultancy-uren en licentiekosten, moet je ook rekening houden met indirecte kosten zoals training van personeel en mogelijke downtime van marketingactiviteiten. We adviseren altijd een gedetailleerde offerte aan te vragen en een buffer in te plannen voor onvoorziene uitgaven.

  1. Hoe worden custom rapporten en analytics uit Pardot overgezet naar HubSpot, en wat gebeurt er met de historische gegevens die niet direct compatibel zijn tussen de twee platforms?

Bij de overgang van Pardot naar HubSpot is het belangrijk om te realiseren dat niet alle gegevens en rapporten 1-op-1 overgezet kunnen worden. Focus op het identificeren van rapporten die essentieel zijn voor je bedrijfsvoering.

Deze rapporten bouw je opnieuw binnen HubSpot, waarbij je wellicht nieuwe inzichten krijgt door andere rapportage mogelijkheden. Archiveer historische gegevens – die je niet direct overzet. Zo kun je altijd ergens op terug vallen!

Werk samen met een data specialist om ervoor te zorgen dat je zo min mogelijk historie in je data mist en je nieuwe systeem optimaal inricht.

Ben je er klaar voor?

Migreren van Pardot naar HubSpot is een klusje dat zorgvuldigheid verdient. Het goede nieuws? Je hoeft het zware werk niet alleen te doen! Wij kunnen het hele migratieproces voor je uit handen nemen. Van administratieve taken tot het opzetten van je marketing hub, wij zorgen ervoor. Hier lees je hoe we je kunnen ondersteunen.

Wil je de overstap maken met een ervaren HubSpot-partner aan je zijde? Neem dan vooral contact met ons op!

Je mag ons alles vragen

Of gewoon kennis komen maken. We helpen je graag.

Contact us
+31 6 206 341 09 martijn.berns@endeavour.nl Gonnetstraat 32 2011 KA Haarlem

Let us contact you