Het nieuwe HubSpot leads object: hoe je het gebruikt

januari 15, 2024

Het leads object is een nieuwe plek binnen HubSpot met een overzicht van actieve prospects. Je hoeft niet meer allerlei lijsten door of geïmproviseerde tags te gebruiken om prospects te identificeren. Zie het vooral als de centrale plek in HubSpot waar de overdracht tussen marketing naar sales plaatsvindt, voordat er een deal is aangemaakt in de pipeline.

 

Natuurlijk gaat het veel verder dan alleen een handig overzicht. In deze blog vertellen we je over de features van het nieuwe object, hoe je het integreert in jouw werkwijze en welke automations we aanraden. Lees meer!

 

Alleen beschikbaar in Sales Hub Professional & Enterprise

Wat is het HubSpot leads object precies?

Met het leads object is elke lead duidelijk gecategoriseerd. Je ziet wie je prospects allemaal zijn en of je al contact met ze hebt opgenomen. Daarnaast heb je een overzicht van openstaande taken, zie je wie in een sequence is enrolled en welke nieuwe contacten in het CRM erbij zijn gekomen met wie je nog contact kunt opnemen.

Het leads object is een dynamische tool die zich aanpast op de activiteiten in het CRM. Allereerst deelt het leads voor je in verschillende stadia in: new, attempting en connected. Afhankelijk van of je wel of niet eerder contact met ze hebt opgenomen en of je ze te pakken kreeg. Zo kun je veel effectiever je belronde doen en weet je hoe ‘warm’ je contacten zijn.

 

En wat kun je ermee?

  • Je ziet de progressie die je hebt geboekt bij een prospect. HubSpot houdt dit bij op basis van de calls die je logt en e-mails die je stuurt (mits de e-mail integratie aanstaat)
  • Je kunt leads diskwalificeren om je marketingcampagnes en rapportages van feedback te voorzien. Aan de andere kant kun je van je lead ook een opportunity aanmaken door een deal aan te maken (direct vanuit het leads object wanneer je ze als ‘qualified’ aanmerkt).
  • Je kunt dit object gebruiken in rapportages voor diepgaande inzichten. Voorheen moest je het doen met het contact, company en deal object. Met het leads object zit daar nog een stap tussen en rapporteer je over de gehele funnel.
  • Je kunt het gebruiken als filteroptie om te zien hoeveel leads je hebt bij bepaalde (target) bedrijven.

Hoe ziet je werkdag eruit met het leads object?

In een ideale situatie start je je werkdag in HubSpot bij het leads object. Later gaan we het hebben over hoe je de boel opzet zodat het ook vóór je gaat werken. Maar nu eerst: hoe ziet je werkdag eruit met het leads object?

In de summary zie je een overzicht van taken, sequences, suggested activities en je leads. Ga je een tabje verder, dan kom je bij je leads uit. Heb je je agenda gekoppeld, dan zie je ook hoe die taken in je agenda passen, samen met eventuele meetings, demo’s en belafspraken. In je feed zie je wie welke e-mails heeft geopend (mits je de track settings aan hebt staan).

 

Taken

Je begint bij de taken: welke staan er nog open of zijn zelfs overdue? Je krijgt ook meteen een lijstje van toekomstige taken. Daar hoef je je alleen zorgen om te maken wanneer een taak meerdere dagen duurt om af te ronden. Degenen die je snel moet bellen, pak je direct op.

 

Waag nog een poging

Kreeg je die ene persoon niet te pakken toen je belde? Enroll diegene dan in een van je sequences om te kijken of ze geïnteresseerd zijn in een afspraak. We snappen dat je graag de functionaliteiten van je product of voordelen van je service toelicht, maar diegene moet daar wel voor openstaan. 

 

Je bent in gesprek: waar moet je allemaal op letten

  1. Stelt veel vragen. Als iemand specifieke vragen stelt over jouw product of dienst, dan is dat een teken dat ze overwegen om bij je te kopen.
  2. Toont interesse in prijzen en voorwaarden. Wanneer een prospect vraagt naar de prijs, kortingen, of betalingsvoorwaarden, wijst dit meestal op een koopintentie.
  3. Vraagt naar beschikbaarheid of levertijd. Hoe snel kan je leveren? Als die vraag wordt gesteld, is dat vaak een signaal dat ze klaar zijn om te kopen.
  4. Praat over gebruik van het product of dienst. Ze praten over hoe ze jouw product zouden gebruiken. Ze stellen zich al voor dat ze het in huis hebben, één woord: koopintentie!
  5. Vraagt naar ervaringen van andere klanten. Interesse in reviews van anderen geeft aan dat ze jouw product overwegen.
  6. Herhaald contact. Iemand die meerdere keren contact opneemt of reageert op je communicatie. Ze tonen aan dat ze actief betrokken zijn en overwegen om een aankoop te doen.
  7. Vraagt naar aanpassingen of maatwerk. Als een prospect maatwerk vraagt, duidt dit op een hoge mate van interesse in jouw product of dienst.

 

Deals aanmaken?

Iedere organisatie kwalificeert anders, maar vaak komt het neer op dezelfde BANT-criteria: Budget, Authority, Need, Timeframe. 

Hebben ze genoeg budget? Spreek je de persoon met beslissingsbevoegdheid? Hebben ze het nodig? En ook op redelijk korte termijn?

Als je prospects al deze hokjes aanvinkt, maak je met een gerust hart een deal aan. Zo voorkom je dat er onnodig veel deals in je pipeline staan. Dat ziet er natuurlijk lekker uit, maar houd je je pipeline lean & mean, dan worden je rapportages en forecasts ook steeds betrouwbaarder. 

Een voorbeeld: laat je een deal erin staan waarvan je het timeframe niet weet? Dan boet de sales velocity daarop in: deals gaan te langzaam door de pijplijn heen en worden maar niet geclosed. Dit komt niet alleen je rapportages niet ten goede, maar ook je forecasts worden onbetrouwbaar.

Hulp nodig met je HubSpot portal?

Wat kun je er niet mee?

We hebben het nu gehad over wat het leads object allemaal kan, maar je moet ook geen Achtste Wereldwonder verwachten. Sales blijft mensenwerk en vergt daarnaast een strategische aanpak. Het is mooi om je salesproces te automatiseren, maar dan is het nog maar de vraag of je daarmee meer deals binnenhaalt.

Op het gebied van integratie heb je ook (nog) niet alles beschikbaar. HubSpot biedt basisrapportage mogelijkheden, maar wil je het koppelen met complexe rapportage tooling kom je waarschijnlijk van een koude kermis thuis. Branchespecifieke software kan ook een integratie-uitdaging met zich meebrengen. Zijn er unieke of custom functies, dan kun je die niet altijd koppelen aan het leads object.

Verder zijn de volgende dingen ook (nog) niet mogelijk:

  • HubSpot Leads integreren met Microsoft Dynamics of Salesforce CRM Leads
  • Een op leads-based lijst voor marketing e-mails maken
  • Een lead maken zonder deze te koppelen aan een contact of company
  • Custom lead properties of associaties maken

Hebben concurrerende CRM’s vergelijkbare oplossingen?

Wanneer het gaat om CRM worden HubSpot en Salesforce vaak in dezelfde adem genoemd. Het HubSpot leads object doet ook denken aan het Salesforce leads object, maar ze zijn niet helemaal hetzelfde. Verder kijken we nog naar oplossingen van ActiveCampaign en PipeDrive.

Salesforce

HubSpot en Salesforce zijn echte frenemies. Ze kunnen met elkaar samenwerken als het moet, maar ze gunnen eigenlijk elkaar niets. Wel lees je dat de CRM community duidelijk een groter fan is van de ‘leadsoplossing’ van HubSpot dan die van Salesforce. Hoe komt dat?

In Salesforce zijn leads en contacts onafhankelijke objecten. Ze bewaren allebei gegevens over een individu in de database, maar op verschillende punten in de klantreis. Leads slaan data op voordat het sales team contact heeft gehad met de persoon en koopintentie heeft bevestigd. Zodra er een koopintentie is opgepikt door sales, wordt de lead omgezet in Salesforce in een contact en vervolgens een account en opportunity. Leads en contacts werken onafhankelijk van elkaar.

Lees ook: zo migreer je Pardot naar HubSpot

Het verschil met HubSpot is dat een lead altijd aan een contact gekoppeld is. Diegene is dus altijd al een contact en wanneer een prospect interessant is voor sales, wordt diegene aangemerkt als lead. Zie het als een extra vinkje. Is een lead interessant dan wordt het een deal die het salesteam door de pipeline heen beweegt.

Hoewel HubSpot en Salesforce ongeveer dezelfde benamingen hanteren, kun je Salesforce Leads en HubSpot Leads niet met elkaar syncen. Dat komt door de datastructuur. In Salesforce is een lead een apart object met een unieke ID en volledig onafhankelijk van contacten, waar dat in HubSpot niet het geval is.

Pipedrive

In Pipedrive kun je een vergelijkbaar proces inrichten. Op basis van specifieke taken leg je vast wat er gedaan moet worden voor je een deal aanmaakt in de pipeline. Bijvoorbeeld taken voor leadkwalificatie, het initiëren van contact, het volgen van communicatie en beoordelen van de waarde van de lead. Zodra alle taken zijn voltooid en de lead gekwalificeerd is, zet je de lead om in een deal. In Pipedrive kun je deze processen structureren en (deels) automatiseren.

Wat is dan het verschil tussen Pipedrive en HubSpot? In Pipedrive moet je tussen verschillende schermen navigeren om een volledig overzicht te krijgen van je leads, taken en meetings, waar dat in HubSpot allemaal op dezelfde plek staat. Als user experience belangrijk is binnen je organisatie, heb je dus een betere keus aan HubSpot. En dan hebben we het alleen over het bijhouden van leads en taken. Als je marketing- en servicefunctionaliteiten erbij wilt, is de overstap het helemaal waard.

SharpSpring

SharpSpring is een prima keuze voor bedrijven die op zoek zijn naar marketingautomatisering en CRM-functionaliteiten tegen een lagere prijs dan HubSpot. Daarentegen lever je wel in op gebruiksvriendelijkheid en hoe goed het systeem werkt. Met HubSpot krijg je echt waar voor je geld. Zeker met het nieuwe leads object, waarbij je een geïntegreerde ervaring krijgt. HubSpot is geschikt voor ambitieuze bedrijven die op zoek zijn naar een uitgebreide oplossing voor inbound marketing, sales en service.

 

Tijd voor wat nieuws? Ontdek de 7 redenen waarom het tijd is voor een niet CRM-systeem.

Hoe verhoudt het leads object zich tot het contact object?

Zoals je al las zijn leads en contacten in Salesforce gescheiden en hebben ze beiden een unieke ID. In HubSpot maak je een lead aan voor een contact dat er al is en blijft het record ID behouden. Je vraagt je misschien af waarom HubSpot dat anders doet, maar die vraag kun je beter omdraaien: waarom heeft Salesforce het zo ingericht?

Als er een lead wordt aangemaakt voor een contact, geef je hier eigenlijk aan dat een contact een hogere waarde krijgt en aandacht van het salesteam verdient. De lead verschijnt dan in het Prospecting overzicht en kan worden opgevolgd met een belletje, bijbehorende taak en lead status.

Instellen van het leads object stappenplan

Okay. Je hebt HubSpot. En dan? In de settings ga je naar Data management en klap je Objects uit.

Leads object

In de setup kom je bij de eerste set instellingen. Kies de stage van contacten die je oplevert aan het sales team. Volgens de HubSpot standaard werkwijze zijn dat vaak Marketing Qualified Leads. 

Onder de Lead stages vind je de volgende settings. Deze komen overeen met wat voorheen in de property ‘lead status’ lag besloten. Deze property blijft wel bestaan, maar wordt niet meer actief gehanteerd nu het leads object er is.

  1. New. Een lead komt binnen als ‘new’. Sales heeft de lead nog niet opgepakt.
  2. Attempting. Sales heeft contact opgenomen met de lead maar kreeg nog geen gehoor. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer de call outcome ‘No Answer’ of ‘Left Voicemail’ was of wanneer de lead nog niet heeft gereageerd op een mail.
  3. Connected. Zijn we in gesprek? Top! Je bent nu officieel ‘connected’ met de lead. Of dat nu via een meeting, call of reply op een e-mail was.
  4. Qualified. De lead is klaar om een opportunity te worden. Wanneer een lead op ‘qualified’ wordt gezet door sales, moet direct een deal worden aangemaakt als je het vinkje aanzet.
  5. Disqualified. Is diegene om wat voor reden dan ook niet in staat om bij jullie te kopen? Dan diskwalificeer je de lead. HubSpot heeft al een voorzet gedaan van mogelijke disqualification reasons. Die kun je nog aanvullen met wat op jouw bedrijf van toepassing is. 
Lead stages hubspot

Nu je de basissettings hebt staan, is het tijd om je business klaar te stomen voor een nieuwe werkwijze. 

1. Datakwaliteit

Datakwaliteit is hierin het allerbelangrijkst. Je wil je sales mensen natuurlijk alleen inzetten bij warme leads. Maak daarom een lijst met iedereen die de lifecycle stage ‘Marketing Qualified Lead’ heeft. Of natuurlijk een andere lifecycle die je bij de setup instellingen hebt gezet.

Degradeer iedereen die daar niet aan voldoet. Maak ook deals aan voor iedereen die je wel al hebt gekwalificeerd en om die reden niet meer thuishoren in het prospecting overzicht.

2. Pipeline en deal stages

Kijk nu eens scherp naar je pipeline(s). Kun je eventueel een deal stage schrappen of aanpassen? Houd in je achterhoofd dat het leads object de brug is tussen je marketing en sales team. We zien soms bij onze klanten dat ze de eerste deal stage nu gebruiken, waarvoor het leads object is ingestoken. Wees dus scherp op deal stages met de naam ‘Qualified’ of ‘Prospect’. 

3. Verwachtingen aanscherpen intern

Waarop word je als sales rep op afgekeurd? Wanneer je een deal stage schrapt uit je pipeline, worden natuurlijk minder deals aangemaakt. Als je wordt bijgestuurd op basis van het aantal aangemaakte deals en je gaat gebruikmaken van dit nieuwe leads object, schaaf dan de verwachtingen van het management even bij!

4. Calls & e-mails loggen

  • Calls loggen. Omdat de lead status door HubSpot automatisch wordt geüpdatet op basis van de calls die je logt, moet je dit doorvoeren in je werkwijze. Log een call als je een lead hebt gebeld! Het is een kwestie van eerst alles straktrekken en daarna lead voor lead calls bijhouden.
  • E-mails loggen. Net als voor calls, moeten ook e-mails worden gelogd. Met de inbox automation, wordt dat automatisch voor je gedaan. Maar die moet je wel aanzetten. In je personal settings kun je jouw inbox koppelen!

5. Pilot team samenstellen

Voor je de functionaliteit uitrolt over je gehele organisatie, draai je het liefst eerst een test. Stel een pilot team samen die een maand lang met de nieuwe werkwijze gaat werken. Mocht het zo zijn dat bepaalde zaken niet helemaal lekker werken, dan ondervang je die meteen in het pilot team! Zo voorkom je dat het hele sales team meteen de hakken in het zand zet.

How to: leads object gebruiken in andere tools van HubSpot

Leads gebruiken in workflows

Hoe een lead wordt aangemaakt, trigger je op twee manieren. De eerste manier hebben we hiervoor al besproken: als de lifecycle stage wijzigt naar x, dan maakt HubSpot een lead voor je aan in het prospecting overzicht.

De tweede manier is via workflows. Gebruik hiervoor een contact based workflow. Daarna gebruik je de ‘Create record’ stap en maak je een lead aan. Daarna kun je aangeven of deze lead ‘Cold’, ‘Warm’ of ‘Hot’ is en in welke lead pipeline stage de lead moet komen. Dit hangt af van de enrollment triggers die je in je workflow hebt ingesteld.

Leads in workflows

Leads en lead scoring

Dan komen we uit bij lead scoring. Dit is een HubSpot property waarmee je ook de ‘temperatuur’ van je lead aangeeft: of deze koud, warm of heet is. Hoe hoger de score, hoe warmer de lead. Een hoge lead score van een contact zou dus een trigger kunnen zijn van je workflow. Of je gebruikt de lead score om aan te geven welk lead label dit contact moet krijgen.

Leads in sequences

Is e-mail de juiste opvolgmethode voor de conversie-actie die heeft plaatsgevonden? Overweeg dan om de lead in een sequence te enrollen, voor diegene actief wordt uitgeleverd aan het sales team. Voor Sales Enterprise licenties kun je contacten vanuit een workflow automatisch enrollen. 

In Sales Pro moet dat handmatig. Het is in een paar klikken gebeurd, maar vergt dus iets meer moeite. Onlangs is er een update uitgerold van HubSpot wanneer je iemand kunt enrollen in een sequence die uit andermans naam wordt verstuurd. Dus als iemand op vakantie is of (nog) niet verantwoordelijk voor de lead, dan is dat een prima optie!

Gebruik je nog geen sequences? Foei! Het maakt je leven als sales rep zoveel gemakkelijker. Als je het idee hebt dat je vaak dezelfde mails aan het typen bent, maak daar dan nu een sequence van aan.

De voordelen van sequences in relatie tot het leads object:

  • Geautomatiseerde leadnurturing. Wanneer een lead wordt toegevoegd aan het leads object, kunnen ze automatisch enrollen in een relevante sequence. Dit zorgt voor een consequente en tijdige opvolging. Of het nu gaat om het eerste contact of no-show boodschap als een meeting was ingepland.
  • Verhoogt kans op conversie. Gepersonaliseerde opvolging via sequences, verhoogt de kans op conversie, zonder dat het je sales team extra moeite kost.
  • Feedbackloop: De reacties van leads op sequences helpen om de informatie in het leads object bij te werken, wat leidt tot meer accurate segmentatie en targeting. Soms maak je een lead te vroeg aan en soms te laat en aan de hand van de resultaten van de sequences, kun je dat makkelijker meetbaar maken.

Playbooks & het leads object

Playbooks halen het denkwerk voor je sales reps eruit. De kunst zit ‘m dan in het stellen van de juiste vraag op het juiste moment. Om te zorgen dat je alle benodigde vragen voor bijvoorbeeld kwalificatie stelt, gebruik je een playbook. Als je vanuit het prospecting overview naar een contact gaat, zie je aan de rechterkant alle mogelijke playbooks die van toepassing zijn. 

Je kunt een playbook aanbevelen op basis van verschillende company, contact, deal en ticket properties. Wanneer de property waarde x heeft, verschijnt playbook x bij dit contact. Bijvoorbeeld: is een contact werkzaam bij één van je Tier 1 target accounts, dan hoort daar een op maat gemaakt kwalificatie playbook bij.

Als je sales rep eenmaal het gesprek heeft afgerond met de prospect, pas je de feedback toe op je playbook. Zo streef je altijd naar een verbeterde versie van je playbooks.

Aan de slag

Het HubSpot leads object maakt het beheer van actieve prospects veel makkelijker. Dit object is de brug van marketing naar sales, waardoor leads niet meer tussen wal en schip vallen. Met duidelijk gecategoriseerde leads, inzicht in interacties en voortgang, en de integratie met andere HubSpot-tools wordt leadmanagement een gestroomlijnd proces. 

Het onderscheidt zich van concurrenten zoals Salesforce en Pipedrive door de gebruiksvriendelijkheid en geïntegreerde aanpak. Hierdoor is het een waardevolle investering voor bedrijven die een inbound strategie hanteren. Kun je wel wat hulp gebruiken bij het instellen van het leads object of het trainen van je sales team? Neem dan contact met ons op!

Related news

Je mag ons alles vragen

Of gewoon kennis komen maken. We helpen je graag.

Contact us
+31 6 206 341 09 martijn.berns@endeavour.nl Gonnetstraat 32 2011 KA Haarlem

Let us contact you