HubSpot automation best practices in de detachering

april 15, 2024

HubSpot is een platform dat je prachtig kunt maatwerken naar jouw processen als detacheringsclub. Tegelijkertijd zijn er best practices over hoe de HubSpot automation functionaliteiten zijn bedacht en opgezet. In deze blog behandelen we de HubSpot inrichting per budget: specifiek voor commerciële teams die werken met HubSpot.

 

Wat maakt detachering complex? 5 redenen

Om jouw portaal goed in te richten en vóór je te laten werken, moet je eerst jouw dienstverlening doorgronden en in perspectief plaatsen. Als detacheerder werk je anders dan binnen ‘traditionele’ B2B-processen. Dit komt door de aard van je dienstverlening, de marktdynamiek en de betrokken stakeholders. Let us explain.

1. Jouw product is menselijk kapitaal

Je dienstverlening is zo goed als je mensen zijn. Met iedere medewerker komt een unieke ‘transactie’, afhankelijk van vaardigheden, ervaringen en de persoonlijkheid van de medewerker. Om de juiste match te maken moet je de opdrachtgevers goed kennen en de juiste detachant voorstellen.

2. Complex relatiebeheer

Sales in de detacheringsbranche gaat verder dan alleen het sluiten van deals. Je moet op veel niveaus relaties onderhouden: met de detachant en de opdrachtgevers binnen de sector(en) waarin je actief bent. Een 100% matchrate én hoge tevredenheid onder je personeel en alle bedrijven waar zij gaan werken, is haast onhaalbaar.

3. Flexibiliteit en snelheid

Veel klanten kloppen bij je aan omdat ze nú iemand nodig hebben. Dat legt veel druk op jouw organisatie en salesorgaan. Er wordt flexibiliteit en maatwerk van je gevraagd: twee dingen die je niet altijd met elkaar kunt verenigen. Snelle respons, goed aanpassingsvermogen en de skill om snel goede matches te maken, zijn de sleutel voor succes. Maar mis je ergens een puzzelstuk, dan gaat de deal niet door.

Quotes

4. Klantrelaties opbouwen

Detachering gaat over het bouwen van langdurige relaties, niet over eenmalige uitwisseling. Het succes van een plaatsing leidt mogelijk tot herhaalde business en aanbevelingen. Deze elementen zijn essentieel voor duurzame groei. Salesmanagers moeten strategieën ontwikkelen die zich richten op klantbehoud en -tevredenheid op lange termijn. Regelmatige follow-ups en feedbackmomenten zijn hier onderdeel van.

5. Ingewikkeld besluitvormingsproces

Voordat de keuze op jou als detacheerder valt, gaat een besluit door meerdere lagen van een organisatie. Ze kunnen ook kiezen voor het aannemen van een kracht, een zzp’er of een extern gespecialiseerd bureau. 

Als salesmanager moet je inzicht hebben in het aankoopproces, bedreven zijn in stakeholder management en navigeren door complexe organisatiestructuren. Alleen dan toon je jouw meerwaarde aan op verschillende niveaus binnen een organisatie. Like we said: ingewikkeld.

Hoe de ideale HubSpot omgeving eruitziet voor detacheerders: per budget

pipeline hubspot
HubSpot pipeline voorbeeld

Software helpt jou verder. Maar daar zit natuurlijk wel een prijskaartje aan. Daarom zetten we drie budgetten uiteen en de oplossingen die daarbij horen. Van nothing fancy tot super fancy. Je hoeft geen enorme budgetten te hebben om jouw portal wat beter te maatwerken naar wat jij nodig hebt, maar het helpt natuurlijk wel.

NB: hier gaan we uit van wat de meestvoorkomende abonnementstypes zijn bij klanten binnen de detachering.

Laag budget: Marketing Hub Starter & Sales Hub Starter

~€100 per maand (voor 1.000 marketing contacten)

Met een Starter package kun je:

  1. Basic e-mailmarketing toepassen
  2. Twee pipelines inrichten
  3. Formulieren maken en op je website zetten
  4. Custom properties aanmaken
  5. Lijsten maken

 

Forms & e-mail

In de HubSpot forms tooling maak je jouw formulieren aan en zet je die op je website. Degenen die deze formulieren invullen, stuur je dankzij HubSpot automation automatisch een e-mail, eventueel enroll je ze in een simpele drip campagne. 

In deze formulieren kun je ook diverse custom properties verwerken. Dit is erg handig wanneer je extra kwalificerende vragen wil stellen. Bijvoorbeeld op welke termijn ze de medewerker nodig hebben, welke skills diegene moet hebben en hoeveel dagen je detachant nodig is per week. Vanuit een discovery call kunnen je sales reps deze informatie ook handmatig invullen op alle contact of company records. 

 

Lijsten

Wanneer je al je detachanten en opdrachtgevers in het CRM hebt gezet, kun je gaan matchen. Je hebt dus twee sets properties van alles nodig: beschikbaarheid, budget, skills, en welke info je verder nodig hebt per groep. Door middel van lijsten zie je vervolgens wie aan welke voorwaarden voldoet. 

 

Pipeline

Met de gratis versie van het HubSpot CRM richt je één pipeline in, in een Sales Hub Starter licentie heb je er twee. Hier kun je je salesprocessen in kwijt. Let er wel op dat al je deals door elkaar staan en dat de deal stages wat diffuus zijn, wanneer je kiest voor de gratis versie. Met custom properties en pipeline filters los je dit (deels) op. 

 

Voordelen. Een Starter package is een kosteneffectieve oplossing voor kleine teams die weinig willen en hoeven te automatiseren. Je bouwt aan een centrale database en zet gemakkelijk formulieren op. Daarnaast kun je mailen vanuit HubSpot. Als je vooral niet te moeilijk wil doen, is dit een oplossing in de categorie ‘wel prima’.

 

Nadelen. Je moet erg veel bijhouden in de CRM om te zorgen dat alle informatie over de opdrachtgevers en je medewerkers up-to-date is. Je hebt zeer beperkte workflow functionaliteit dus er komt weinig marketing automation aan te pas. Alles valt of staat bij het handmatig bijhouden van gegevens.

 

Je kunt niet A/B-testen in e-mails of op je landingpages en kunt alleen standaard reports hanteren. Dat maakt het gebruik van HubSpot automation beperkt wanneer je je doelgroepen als detacheerder wilt scheiden (kandidaten vs opdrachtgevers). Ook kun je geen lead scoring opzetten en mis je SEO functionaliteit. 

Ga je voor flinke opschaling in de detacheringsbusiness dan is het lastig om van Starter naar Pro over te stappen qua inrichting van je processen. In dat geval kun je beter voor een Pro licentie kiezen zodat je een stevige basis neerzet op het gebied van marketing en sales. Dat maakt het trainen van je medewerkers op termijn ook een stuk gemakkelijker.

Medium budget: Marketing Hub Pro & Sales Hub Pro

~€1200 per maand (voor 2.000 marketing contacten)*

*excl. Eventuele kortingen voor bundels

Met deze Pro licenties kun je alles in Starter en:

  1. Target Accounts tooling gebruiken
  2. Prospecting tools inzetten
  3. Geavanceerde workflows bouwen
  4. Custom reports inrichten
  5. Gespecialiseerde pipelines aanmaken
  6. Sales sequences gebruiken
  7. Lead scoring inrichten

Marketing en Sales Hub Pro vormen een uitstekende combinatie voor een stevige commerciële basis. De mogelijkheden binnen een Pro licentie zijn omvangrijker dan een Starter licentie en je hebt aanzienlijk minder handwerk en meer inzicht.

Lead generatie

Gebruik HubSpot’s marketing tools om automatisch leads te genereren via diverse kanalen zoals social media, e-mailcampagnes en je website. Maak gebruik van landingspagina’s en formulieren met custom properties die specifiek zijn ontworpen om de unieke behoeften van prospects te adresseren. Stel lead scoring in om automatisch de warmste leads te identificeren gebaseerd op engagement en demografische of firmografische gegevens. 

Account Based Marketing

Dankzij de Target Accounts tooling kun je aan de slag met Account Based Marketing. Hiervoor richt je tevens gemakkelijk een Account score in. Naast veel standaard dashboard, ook voor ABM, kun je in je Pro licentie custom reports toevoegen. Bijvoorbeeld met rapporten over hoeveel leads je hebt gegenereerd en hoeveel daarvan als disqualified zijn bestempeld vanuit de Prospecting tools.

Ga je echt flink aan de bak met ABM, dan is het inrichten van specifieke pipelines voor deze accounts ook aan te raden. Dit is een beduidend langer proces met andere stages waarbij de probabilities misschien ook wel anders zijn dan wanneer je het ‘reguliere’ sales proces hanteert. Met de optie tot 15 pipelines in je Sales Hub Pro licentie kom je zeker wel uit.

HubSpot Automation

Iedereen met een Sales Seat in de Sales Hub Pro licentie heeft de mogelijkheid om sales sequences aan te maken en gebruiken. Handig als je vaak dezelfde mails stuurt naar verschillende mensen om ze na te jagen of op te volgen. In een Pro licentie moet je de contacten handmatig enrollen of direct via een formulier opvolgen.

Met de workflow tooling kun je geautomatiseerd properties laten vullen op basis van bepaalde voorwaarden. Hier worden je dashboards beduidend accurater van omdat je minder afhankelijk bent van mensen die data moeten inkloppen.

Voordelen. Het goede nieuws bij dit licentiepakket is dat je veel van de nadelen van de Starter Hubs vermijdt. De workflow automation functies zorgen voor een veel betere datakwaliteit en maintenance. 

Daarnaast bouw je geavanceerde dripcampagnes op en integreer je sales en marketing met elkaar door middel van task management en lead scoring. Met HubSpot Campaigns krijg je inzicht in welke marketingcampagnes jou de meeste leads en omzet opleveren.

Met een Pro licentie heb je veel handvatten voor leadgeneratie, content productie, sales automation en ABM.

Nadelen. Je kunt niet op basis van custom triggers sequences starten voor contacten. Dit kan wel nog handmatig, maar je bent wel ietwat beperkt in persoonlijke opvolging. Ook kun je geen custom object aanmaken of recurring revenue tracken. 

Hoog Budget: Marketing Hub Pro of Enterprise & Sales Hub Enterprise (evt. Service Hub Pro) [H3]

Vanaf ~€2200 per maand (voor 2.000 marketing contacten)*

*excl. Eventuele kortingen voor bundels. Marketing Pro & Sales Enterprise in deze prijsstelling.

 

Met deze licenties kun je alles in Starter en Pro ook:

  1. Custom objects aanmaken
  2. Geavanceerde sequence automation toepassen

Okay. We gaan voor super fancy. Met een Enterprise licentie (welke dan ook) kun je custom objects aanmaken. 

 

Custom object

In custom object sla je informatie op die je eigenlijk niet kwijt kunt in de reguliere objecten: contacts, companies, deals, etc. Je detachanten kun je kwijt in een custom object. Dit zorgt ervoor dat je één of meerdere detachanten aan hetzelfde bedrijf kunt associëren en andersom. 

Voor dit object maak je ook custom properties aan, ongeveer dezelfde waar we het eerder over hadden: beschikbaarheid, skills, aantal jaren werkervaring, you name it. Maar dan zonder dat het je contact properties vervuilt.

Uiteindelijk werken we toe naar dashboarding voor matching. Als sales rep wil je altijd in een pooltje kunnen vissen van beschikbare medewerkers op de termijnen dat de opdrachtgevers het nodig hebben. Met een Enterprise licentie breng je alles samen en kun je geavanceerde dashboarding bouwen.

custom object hubspot

Forecasting 

Vanuit forecasting werk je toe naar hoeveel mensen je nodig hebt voor de hoeveelheid potentiële opdrachten die eraan komen op basis van de deals in je pipelines. Dankzij de deal probability weet je de slagingskans en hoeveel deals er uiteindelijk gaan vallen in welke periode. 

Dit kun je ook samenbrengen met customer success data: NPS scores of custom feedback survey data vraag je uit met een Service Hub Pro licentie. Een Service Hub Pro licentie is hier niet noodzakelijk voor, maar maakt het opzetten van dergelijke vragenlijsten wel een stuk gemakkelijker. Uiteindelijk betaal je ook voor snelheid en gemak. 

 

Integratie 

Eventueel kun je nog andere software koppelen met integratie. Dan zou een Power BI dashboard je veel inzicht kunnen geven. In een datawarehouse komt alle data dan samen en met wat magie zorg je ervoor dat beschikbaarheid van je medewerkers matcht met wat er in je pipeline zit en aan recurring business blijft komen via tevredenheidsdata.

 

HubSpot Sequences

Met de geavanceerde sequence automations verstuur je automatisch persoonlijke mails op basis van specifieke acties, property values of gedragingen van leads of klanten. Dit combineer je met activiteiten van je sales reps. In een Sales Enterprise licentie kun je contacten enrollen vanuit workflows: je hebt hier dus veel meer ruimte voor personalisatie dan in een Pro licentie.

 

Dit zijn handige use cases voor detacheerders:

  1. Welkomst sequence voor nieuwe kandidaten
  2. Onboarding voor nieuwe opdrachtgevers
  3. Opvolging na sollicatiegesprekken (uitkomst wel geworden, niet geworden, tweede gesprek inplannen, etc.)
  4. Opvolging na plaatsing van je detachant om te vragen hoe het gaat en tevredenheid te peilen
  5. Verjaardag of jubileumwensen
  6. Heractivatie van oude opdrachtgevers
  7. Informatie over evenementen
  8. Webinar en/of event opvolging
  9. Testimonials verzamelen
  10. Feedback uitvragen

 

Integratie met andere systemen

Integratie met je ERP (Enterprise Resource Planning), ATS (Applicant Tracking System) en HR (Human Resources) tooling zorgt voor een 360 customer view in HubSpot. Het HubSpot Ecosystem heeft een uitgebreide App Marketplace waar veel apps en tools instaan voor integratie. Daarnaast zijn ook maatwerk integraties mogelijk.

ERP

Voor ERP-systemen biedt HubSpot integraties met populaire platforms zoals NetSuite en SAP Business One. Deze integraties stellen gebruikers in staat om klantdata en transacties te synchroniseren tussen HubSpot en het ERP-systeem. Hierdoor heb je meer inzicht in je sales en service.

 

ATS

Wat ATS (Applicant Tracking Systems) betreft, zijn er integraties beschikbaar die de werving en selectieprocessen stroomlijnen. Deze integraties verbeteren de candidate experience door automatisering van taken. Denk aan job posting, cv-screening en interview planning. 

Platforms zoals Workable en andere recruitmenttools integreer je direct met HubSpot. Zo optimaliseer je het beheer van kandidaten en de communicatie tijdens het wervingsproces.

 

HR 

Integratie met HR-systemen helpen je het onboarding, personeelsbeheer en performance tracking proces te verbeteren. Deze integraties helpen bij het stroomlijnen van HR-activiteiten en zorgen voor een betere coördinatie tussen HR en andere afdelingen. Iedereen kijkt naar dezelfde data in het CRM wat schakelen veel gemakkelijker maak

HubSpot automation voor detacheerders (Pro + licenties)

Dankzij marketing automation kun je op grote schaal personalisatie een integraal onderdeel maken van je communicatie. Met sequences tooling verstuur je bijvoorbeeld e-mails alsof ze direct van jou afkomstig zijn. Hiermee communiceer je gemakkelijk naar verschillende opdrachtgevers en detachanten.

Met de juiste data en inzichten zie je ook onder welke voorwaarden de juiste match wordt gemaakt. Hoe meer data je beschikbaar hebt en hoe hoger de kwaliteit ervan, hoe beter je wordt in het maken van matches. Je ziet bijvoorbeeld dat profiel A heel goed past bij klant A, maar minder goed bij klantprofiel C en maakt zo betere keuzes.

Tegelijkertijd werk je aan klantenbinding door feedback uit te vragen en tevredenheid te peilen. Eventueel doe je dit in combinatie met een referral programma om beloningen te bieden voor succesvolle referrals en zo langdurige relaties te versterken en nieuwe leads te genereren.

Met de analysetools van HubSpot zie je welke activiteiten de meeste leads opleveren en welke sequences jouw prospects door de funnel helpen. Zo zorg je ervoor dat je beslissingen maakt op basis van data en steeds verder je boodschap kunt verfijnen. Handig als je ook nieuwe kanalen wilt toevoegen aan je communicatiestrategie: zoals outreach!

Aan de slag

HubSpot is een krachtig platform dat je kunt maatwerken naar jouw behoeften als detacheringsclub. In deze blog zijn we ingegaan op hoe je het beste de functionaliteiten en automations toepast per budget: van klein tot groot. Zo stroomlijn je je processen, verbeter je de experience voor klanten en kandidaten en onderscheid je je in een competitieve markt door het op personalisatie te spelen.

 

Meer weten over hoe je HubSpot inricht als detacheringsbedrijf? Plan een call met Martijn!

Related news

Je mag ons alles vragen

Of gewoon kennis komen maken. We helpen je graag.

Contact us
+31 6 206 341 09 martijn.berns@endeavour.nl Gonnetstraat 32 2011 KA Haarlem

Let us contact you